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敲黑板!在线庭审中如何对证据进行有效管理?

文章来源:海淀法院   发布日期:2021-08-19 18:05   浏览次数:

  新冠肺炎疫情席卷全球,数字法院、在线庭审已成为各国法院维持日常审判管理、畅通当事人司法救济途径的不二法门。在线庭审中,法官、各方当事人均“身处云端”,无法面对面接触,因此,如何进行有效的证据管理就显得至关重要。

  在线庭审应考虑的八大问题

  一、保障当事人的诉讼权利

  对于没有委托诉讼代理人的当事人,可能存在不熟悉法律专业领域或不具备技术知识等情况。法院从以下方面保障他们的诉讼权利:

  1、在线庭审技术普及

  提供使用步骤说明和简短视频来使公众了解法庭程序和实用信息,包括在庭审中如何提交和使用证据、基本技术指导、有关隐私处理的法院规定及庭审的预期等。

  2、在线庭审电子证据提交

  应当允许通过智能手机提交电子证据,诉讼当事人可能没有电脑或者扫描仪等传统办公设备。

  3、在线庭审使用空间

  法院可以提供配备技术设备的房间来供当事人使用。

  4、在线庭审提前调试

  在庭审前组织当事人进行“试运行”,测试音频和视频,适用在线平台尝试发送和接收证据。

  二、提交物证

  在法院保留原始物品的情况下,当事人可以对物品进行拍照、录像或者使用屏幕共享功能,或在在线庭审之前将证据的真实性或合法性进行固定。法院可要求当事人在在线庭审之前向法院提交实体副本,但不应要求当事人亲自提交或限制提交时间,必要时可以通过邮箱或“无接触式”投递箱提交。

  三、保证文件完整、没有篡改

  1、文件属性

  屏幕截图、pdf格式文件的电子证据副本应包括显示日期和时间的电子时间戳和发送人的联系方式。

  2、不可篡改

  为防止修改,文档应以PDF/A格式“扁平化”或“锁定”,此种存档和保存格式可确保无论使用何种软件均可查看文档,且文档都是相同、无法删改的。

  3、访问方式

  应控制对以数字方式共享和储存的证据的访问,并限制访问点。可以启动电子日志,记录文件何时被访问、被何人访问。

  四、确保数据安全与隐私

  1、信息安全

  当事人应审查敏感信息,防止信息被泄露。

  2、隐私保护

  可以使用自动文本审查软件,用来识别和审查个人身份信息,防止不宜公开或泄露的内容曝光。

  3、环境安全

  要求当事人宣誓或者使用设备摄像头在房间四周扫描,以证明没有其他人在场或在听。

  4、工具选用

  使用适当的媒介传输文件,比如会议平台或云储存平台。

  五、线上文件管理

  将纸质版文件扩展到数字文件,使用“虚拟桶”储存一天内所需的所有电子证据,或建立共享文件夹,并签发授权。

  六、电子签名及相关认证

  删改手写签名的法律法规,允许电子签名。在真实性没有异议的情况下,鼓励当事人放弃公证等程序或取消公证要求,通过使用“确认”的方式,来减省程序。

  七、完成法庭记录

  在线庭审中,将法庭电子记录变成法庭的正式记录。

  八、提供技术支持

  1、空间改造

  进行法院空间改造,或将很少使用的法律图书馆改成“公共信息亭”,方便当事人参加在线庭审。

  2、加强合作

  尝试与公共图书馆、社会服务机构进行合作,为在线庭审提供更大空间。

  3、人员配置

  法官和工作人员必须熟练运用在线平台,法院需增加“技术支持”等专业人员的配置。

  证据工作流程中的要点

  一、庭前会议与提示

  在庭审开始前通过组织庭前会议,制作提交电子证据的提示,并测试所需设备。一般包括:电子证据文件格式、证据材料命名惯例、文档的参数选择、标记的限制、截止日期、证据共享平台和机制、技术支持选项等内容。

  二、庭审中的证据使用与提交

  各方当事人在线参加庭审,都能够通过电子方式查看庭审中使用的证据,也就是说在庭审中通常能够下载所有的证据材料到其使用的设备,不会因为宽带、无线设备或者其他技术上的问题导致下载障碍。

  在庭审过程中,在法官允许的情况下,补充证据可以通过电子邮箱发送,通过视频会议平台的屏幕共享功能提交,或者通过云存储平台链接进行共享。

  三、庭审后证据归档

  1、证据批注

  所有经批注的文件都应当作为新的证据材料,必须存储或者上传至案件文件夹中。如果庭审中使用的证据没有做任何批注,那么证据的版本就不再重要,副本文件可以作为案卷证据归档。

  2、原始文件

  如果法庭要求硬拷贝(打印)副本,庭审中使用的原始文件可能就需要在庭审结束后邮寄到法院。

  证据管理平台和机制的选择

  在线庭审中的证据共享平台和机制呈多样化,需要考虑敏感性、庭审类型、安全级别等。对于因疫情被迫停摆的法庭而言,要快速开展在线庭审,便捷性是要优先考虑的问题。但是随着在线庭审在法院的常态化开展,应更加重视不同证据管理方法的长效收益和风险。

  各平台及机制的简析

  证据管理系统:证据管理系统应用较为广泛,能提供本文论及的大多数功能。基于云的系统能够快速运作,前期成本低,可减少存储和管理案件的人力成本,进而带来较好的成本收益。

  商用云存储平台:可提供便捷的服务,但不能完全满足联邦数据安全和隐私准则的要求。有些平台对于元数据提供不了充足的保护,而这些元数据对于显示电子证据来源的出处是十分必要的。

  会议平台软件:可提供良好的文件传输机制,能有效地辅助在线庭审的开展,但在庭前证据交换方面存在一定短板。

  物理媒介:U盘、DVD盘以及其他外接硬盘有时会用来传输证据,在证据材料数量较大的情况下运用尤为广泛。在传输过程中,法院的信息工作人员应当对此进行安全检测,以确保上述设备不会引入危害法院数据和网络的计算机病毒。

  电子邮箱:安全性最低,可能被拦截、转发从而导致数据泄露,该平台不适合分享大量文件及过多占用存储空间的文件。

 

  内容来源:海淀法院

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