《中华人民共和国档案法实施条例》正式施行,天威诚信数字信任服务推进档案信息化、法制化建设

发布日期:2024-03-07 18:01 浏览量:2013

2024年3月1日起,在中华人民共和国档案法实施办法》基础上修改形成的《中华人民共和国档案法实施条例》(以下简称《条例》)正式施行。

《条例》旨在进一步优化档案管理体制机制,提升档案工作科学化规范化水平,科学精准保障档案法有效实施,为档案事业创新发展提供有力的法治保障。

《条例》共8章52条,在完善档案工作机制、规范档案收集管理、健全档案保管制度和细化开放利用措施等方面做了具体部署。值得注意的是,《条例》专门就“档案信息化建设”做了明确规定,要求机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强档案信息化建设,积极推进电子档案管理信息系统建设。


电子档案管理12字方针

《条例》第39条明确指出,机关、团体、企业事业单位和其他组织应当采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

这12字是对电子档案形成和管理要求的高度凝练,具有深厚的理论、实践和规范基础,其目的和意义是为了保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

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“来源可靠”是指具有真实性的电子档案由特定机构使用安全可靠的系统软件形成,没有发生被非法篡改或者误用过的情况,能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符。

“程序规范”是指电子文件形成、归档、保存和利用服务的过程遵循一定的制度规范要求,符合国家相关法规标准的规定。

“要素合规”是指电子档案构成要素合乎规范要求,即国际档案理事会电子文件委员会提出的电子文件三要素:内容(content)、结构(structure)和背景(context)。


电子签名:电子档案的安全核心

电子档案从形成到处理、归档、利用,中间经过诸多环节,业内推行的主流做法是对电子档案进行全程管理,即从电子文件产生的那一刻起便纳入管理视野。为实现《条例》要求的“来源可靠、程序规范、要素合规”,电子档案引入了一项核心关键技术:基于数字证书的电子签名技术。

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▲电子档案系统架构

在技术层面,电子签名用于标识和确认电子文件签署者的身份,并保证电子文件的完整性和未被篡改。经电子签名固化的文件,可广泛应用于电子文件的全程管理,保障电子文件的数据价值,满足电子档案的“四性”要求(真实性、完整性、可用性、安全性)。


在法律层面,《电子签名法》确立了电子档案的原始标准、真实性标准、保存标准,以及电子档案的移交和接收标准,特别是涉及到原件形式要求、文件保存要求、真实性的考虑因素、电子签名的可靠性认定条件以及法律责任等等,《电子签名法》都做了明确说明,从而在相关电子文件、电子档案的管理办法上与《条例》保持一致。

在安全保障层面,使用电子签名之前必须进行身份真实性认证,以确保可靠的电子签名得到应用。在电子档案的形成、传输、管理过程中,经手各方使用电子签名时,往往需要由第三方对电子签名人的身份进行真实性认证,认证通过后为其发放与真实身份唯一对应的数字证书,这个第三方通常是电子认证服务机构,起着构建信任和技术支撑的作用。


司法科技创新,助力电子档案法制化建设

作为专注于全行业数字信任体系建设的数字信任云服务商,天威诚信拥有工业和信息化部颁发的《电子认证服务许可证》,同时也是参与《电子签名法》起草工作的单位之一。

依托数字证书、电子签名/签章等数字信任服务,天威诚信多年来积极推进国务院办公厅发文强调的“电子签名、电子印章、电子档案”应用,助力政务机构实现政务服务事项一网通办,提升金融、电商、医疗、能源制造等行业数字化办公效率,保障各类电子文件与运营数据的安全可信。

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此外,在档案信息化建设过程中,司法程序中采用电子文件、电子档案等作为证据也日渐普及。基于当前我国司法环境的发展基础以及《电子签名法》等法律法规要求,天威诚信通过电子证据和司法科技创新服务,可实现电子文件和司法领域电子证据的数字化对接。

电子证据服务针对客户实际业务场景,进行全流程证据链梳理并实时固化存证,同时按照司法机构和行业监管要求进行证据的验证审核,满足电子证据真实性、合法性、关联性、证明力等要求。当发生业务纠纷时,天威诚信可根据客户需求出具能被司法机构采信的报告,为电子文件、电子档案的证据价值保驾护航。

数字化大潮下,随着《条例》的实施和更多数字化工具的应用,天威诚信将在提供可信认证和电子签名、电子证据等技术的基础上,助力电子档案管理提速增效,推进电子档案管理进入法制化轨道,并持续推广数字信任体系在政务服务、商务合同、OA办公、企业司库、招投标等场景中的应用,提升政务机构和企业运营效率。


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