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保障电子档案管理安全,构建无纸化办公新未来
2020-04-07 10:39

长久以来,我国档案工作中同时归档纸质和电子两套档案,即所谓的“双套制”。然而在电子商务推行过程中,“双套制”的做法与推行无纸化办公、提高行政效率、节约办公资源的目标之间相互矛盾,而且,在信息化时代,业务电子文件逐步成为业务文件的主体,通过电子档案,可以了解每项业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵A守管理要求,在档案资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。

当下,各地区、各单位都越来越重视电子档案管理。电子档案可以提高企业档案统计、分析、归档等的速度,同时,科学、完善的电子档案管理标准体系,能够提高电子档案管理专业化、规范化、标准化程度,确保电子档案真实、完整、可用和安全。

纸质电子文档档案室素材图

电子档案管理中非常重要的一项就是确保安全,这里的安全不仅包括档案保存的准确、完整、有效,还包括资料来源的真实等。

要想确保电子档案资料来源真实有效,就需要在相应的信息系统生成和传输资料时,对数据进行完整性鉴别,同时确认登录电子档案合法身份;要想档案核算系统能够准确、完整、有效地接收和读取电子档案资料数据,能够输出符合归档格式的档案资料,就需要设定并履行经办、审核、审批等必要的电子签名、电子签章等程序。

天威诚信提供电子档案固化-安全解决方案,帮助企业进行高效、便捷、安全的电子档案的管理和归档固化。

天威诚信电子档案固化-安全解决方案

根据电子档案系统安全需求,整体方案采用符合《中华人民共和国电子签名法》、遵循《电子档案管理系统基本功能规定》和《电子档案管理办法》相应规范要求标准设计。

电子档案系统素材图

如上图所示,本方案根据集团企业实际网络环境和电子档案业务需求,提供SDK与应用系统集成对接,通过SDK与天威诚信服务中心对接,为电子档案系统提供电子印章管理、时间戳服务、法律服务、归档存档服务等,保障电子档案的业务安全与系统建设标准合规安全。

时间戳服务:采用国家授权的电子认证服务提供商国家授时中心时间源,由国家授时中心负责授时和守时,并由可信第三方时间戳服务机构对电子数据摘要和权威时间记录进行数字签名生成时间戳,通过可信时间戳可确定电子文件生成的精确时间,并防止电子文件被篡改,为电子数据提供可信的时间证明和内容真实性、完整性证明,作为证据使用具有权威性和可信赖性,符合《电子签名法》要求,在法律上具备证明效力。

电子签章:提供证书存储、印章存储、模板管理、电子文件签章、统计、查验等服务。以及提供电子文件签名、电子印章加盖电子印章并自动加盖时间戳。

归档:对接数字档案馆系统,对接受的文件进行电子签名签章归档。

在档案存储和归档工作上,电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。在档案信息应用上,使用电子档案,利用信息化手段,可以很好地实现档案的体系管理,实现充分的资源共享,使索引、查找等更加快速便捷。

天威诚信通过建立统一标准规范,让档案数据接入更标准更合规,提升效率和安全性,降低管理和存储成本。同时,推出的解决方案依托PKI/CA技术,采用第三方电子认证服务机构提供的数字证书和国家权威时间,能够满足电子数据作为证据的法律支撑要求。 

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